Deset tipů, jak přimět zákazníky platit včas

Zde je deset nejlepších tipů, které vám pomohou udržet firemní cash flow a vyhnout se ztrátám ze zpožděných plateb za faktury po splatnosti.

1. Minimalizujte nedostatky pomocí důsledné obchodní smlouvy

Stanovte si ve smlouvě obchodní podmínky. Zahrňte jasné prohlášení o úrocích účtovaných z prodlení a o podmínkách výhrady vlastnického práva k nezaplacenému zboží. To může být účinný způsob, jak se vyhnout sporům o platby.

2. Účtujte si za zboží/služby rychle, abyste dostali rychle zaplaceno

Fakturu vystavte co nejdříve. Jakékoli zpoždění v předložení faktury bude mít nevyhnutelně za následek odpovídající zpoždění v platbě a může mít negativní dopad na váš peněžní tok.

3. Pochopení platební morálky odběratelů díky znalosti svých zákazníků

Náležitě prověřte všechny potenciální zákazníky, včetně kontroly jejich kredibility, a sledujte nadále i stávající zákazníky. Potýkají se s problémy v dodavatelském řetězci nebo v odvětví, které by mohly ovlivnit jejich peněžní toky? Například, jak moc bylo jejich podnikání/odvětví ovlivněno situací, kterou nemohli ovlivnit, jako byl Covid-19? Rozdělte si zákazníky do kategorií podle platební morálky. Zvažte motivaci dobrých a poctivých plátců tím, že jim nabídnete slevy za včasné platby.

4. Zajistěte si přesnost svých dat

Udržujte záznamy o svých zákaznících stále aktuální. To vám pomůže a zajistíte si tím, že vaše faktury budou předkládány zákazníkům bez chyb a budou obsahovat veškeré dohody o platebních podmínkách. Pomůže vám to minimalizovat spory a vykonávat správně inkasní a vymáhací činnost.

5. Faktura je po splatnosti? Jednejte hned!

Existuje mnoho důvodů, proč se faktura může dostat do prodlení. Váš zákazník může například zadržet platbu, dokud nebude vyřešen spor ohledně zboží nebo služby, kterou jste mu poskytli. Nebo má dočasné problémy s vlastním cash flow. Jakmile se platba stane splatnou, zvedněte telefon nebo pošlete e-mail. Většinu nezaplacených plateb lze vyřešit rychle a smírně právě díky včasné a dobré komunikaci. Buďte připraveni vyjednat i splátkový kalendář a nabídnout snadno dosažitelné způsoby platby. To může být nezbytné zejména v krizových obdobích, jako byla situace s Covid-19, kdy mohou zaměstnanci pracovat pouze z domova a zpracovávat platby za faktury pouze na dálku.

6. Dokumentujte si své hovory

Pokud se zákazníkem hovoříte, zapište si každý rozhovor a následně mu pošlete souhrnný e-mail. Je to skvělý způsob, jak se vyhnout případným nedorozuměním v budoucnu, a pomůže vám to udržet si přehled o případném vývoji případu.

7. Napište dopis s žádostí o platbu

Upomínky a notifikace na zpozděné platby jsou formální a uznávanou metodou, jak zákazníkům připomenout, že jsou jejich faktury po splatnosti. První upomínka je prostým upozorněním na fakturu po splatnosti. Následující upozornění pak postupuje od zdvořilého upozornění k naléhavějšímu požadavku na zaplacení.

8. Platba se už zpracovává / šek je na poště

Pokud váš zákazník preferuje platbu šekem, požádejte ho, aby vám poslal e-mail s datem odeslání a číslem šeku. To vám oběma pomůže upozornit na případné šeky, které se ztratily někde v poště. Na doručení pošty si musíte předem vyhradit alespoň tři pracovní dny.

9. Elektronické platby jsou vždy vhodnější

Elektronické platby jsou rychlejší a bezpečnější než šeky, protože je lze snadněji sledovat. Pokud váš zákazník stále používá šeky, zeptejte se ho, zda by místo nich nechtěl provést bankovní převod.

10. Zvažte zapojení inkasní agentury

Zvažte náklady spojené s časem, úsilím a peněžní hodnotou při vymáhání pohledávek po splatnosti, a proto promyslete, zda by pro vás nebylo efektivnější využít služeb profesionální agentury na vymáhání pohledávek.  Dobrá mezinárodní firma, jako je například Atradius Collections, by měla usilovat o zachování dobrých vztahů mezi vámi a vaším zákazníkem a měla by vám být schopna pomoci jak s domácími tak se zahraničními pohledávkami. Takový outsourcing pro vás může být efektivní i v případě, že váš vlastní tým na vymáhání pohledávek nemá dostatek zaměstnanců.

Kontaktujte nás

Na veškerý obsah na této stránce se vztahuje naše Prohlášení o vyloučení odpovědnosti, které je k dispozici zde.